Publié le 19 septembre 2017 Par Yoomap

 Avec plus d’une trentaine de clients « grands comptes » utilisant notre plateforme SURM (Start-Up Relationship Management), nous disposons d’un poste d’observation privilégié sur la façon dont les grandes entreprises exploitent ce type d’outil au service de leur démarche Open Innovation.

Et chez Yoomap, on croit au partage
On vous dit tout sur le SURM !

Une demande multi-sectorielle

On pense assez naturellement que les entreprises ayant besoin d’un SURM sont celles qui ont entamé leur démarche Open Innovation les premières… Vrai. Mais il nous semble aussi que la demande varie sensiblement en fonction des secteurs d’activités, ou plus précisément selon leur exposition aux nouveaux entrant, aux nouvelles technologies, et aux modèles économiques émergeants : on trouve ainsi en tête la « bancassurance », suivie de la distribution, de l’immobilier, et de l’énergie ; l’industrie semblant moins pressée. Compréhensible.

Demo open innovation

Nous sommes en revanche (agréablement) surpris de voir un intérêt grandissant des ETI et grosses PME pour l’Open Innovation et ses outils. Certaines décidant même d’installer un SURM dès le début, preuve qu’elles ont bien saisi la dimension « communication » de l’outil. Idem pour les fonds d’investissement ou les gestionnaires des écosystèmes innovation (labos, pôles, incubateurs/accélérateurs, institutionnels, financeurs, territoires…).
Autre constat d’ouverture : environ la moitié de nos clients utilisent le SURM pour gérer leur relation non seulement avec des jeunes-pousses, mais aussi avec leur écosystème innovation.

Une Open Innovation souvent
artisanale et trop peu visible

Les équipes Open Innovation sont rarement bien dotées : entre 3 et 20 personnes pour porter la bonne parole dans un groupe... La majorité a donc commencé courageusement avec les moyens du bord (Excel, Access, parfois une base de données partagée…), mais toutes se heurtent aux mêmes limites : des contacts avec les start-up éparpillés dans plusieurs départements, recensés avec des formalismes différents, non partagés…

Au délà de ces limites opérationnelles, cette organisation que nous qualifions avec bienveillance d’ artisanale, présente deux écueils majeurs. D’une part elle empêche la diffusion culturelle du « mindset start-up » d’essaimer largement au sein de l’entreprise. Et d’autre part, elle interdit en pratique tout reporting chiffré consolidé… autrement dit : impossible de corriger ses actions, et bien sûr de justifier de l’efficacité de l’Open Innovation auprès du management.

Des process à construire

La mise en place d’un SURM nécessite certains paramétrages (workflow, étapes de validations, informations de diverses fonctions dans l’entreprise…), ce qui met immédiatement en lumière l’absence de process adaptés au travail avec les start-up.
Bonne chose ou problème ?
C’est surtout l’occasion de tester des process et de constituer des métriques pour l’avenir, en mode co-création, avec toutes les parties prenantes de l’Open Innovation de l’entreprise (voir notre article sur « Les 10 amis de l’Open Innovation »).
Le SURM a en effet pour avantage de rendre les process lisibles, ce qui réduit d’autant les risques des opérationnels qui identifient des start-up et montent des POC. En ce sens, l’installation du SURM est souvent un accélérateur/catalyseur pour nos clients.

Des bonnes pratiques
efficaces et partagées

Sans prétendre avoir découvert les secrets de la réussite d’une démarche Open Innovation, nous avons cependant détecté des éléments communs du succès, en lien avec l’utilisation du SURM.
Ces bonnes pratiques sont en partie issue de notre « Club des Utilisateurs Yoomap ».

  • Avancer pas à pas :
    Même si nous avons mis en avant l’importance des métriques, ce n’est pas la quantité de start-up en base qui compte. En l’espèce, la qualité l’emporte : elles doivent être qualifiées, pertinentes, suivies… Nous privilégions une montée en puissance graduelle (par exemple métier par métier ou par secteur d’activité), en qualifiant d’abord quelques start-up, puis une « vitrine à POCs »,  avant d’ouvrir le dépôt de besoins métiers, tout en amorçant dès le début la communication (newsletter, événements physiques…). L’objectifs : faire du SURM un reflet fidèle de l’activité Open Innovation de l’entreprise et démontrer au plus vite que « ça marche », même sur un périmètre réduit.
  • Intégrer le SURM au maximum
    On parle ici d’intégration dans les processus de l’entreprise mais aussi de l’intégration aux systèmes d’informations : RSE, annuaires, SI achats, ERP, gestion de projets… En effet, l’expérience montre que la facilité d’accès joue un rôle primordial dans l’usage du SURM. De plus, cela démontre aussi la « réalité » et l’importance de l’Open Innovation dans l’organisation. 
     
  • Utiliser le SURM (aussi) comme un outil de communication
    A l’instar d’un journal, un SURM dégage une forme d’état d’esprit, de message général (Le Monde ou Voici peuvent parler d’un même sujet… mais pas de la même manière). Une forme de « ligne éditoriale » nous paraît donc utile : comment parlez-vous des start-up ? Mettez-vous en avant leur technologie ou aussi leurs méthodes de travail ? Qu’avez-vous choisi pour la page d’accueil de votre SURM ?
    Il est par exemple important de bien doser les informations sur les POC entre les innovations incrémentales et/ou périphériques (fréquentes, rapides…) et celle dîtes « de rupture », plus rare mais plus engageantes car « core business »…
  • Créer un reporting simple et efficace
    Grâce aux « analytics » intégrés dans le SRUM, vous pouvez créer des métriques automatiques et des tableaux de bord et à la demande. Cela permet bien sûr d’informer les dirigeants (financeurs du programme d’Open Innovation) sur les performances du dispositif. et de répondre aux demandes précises de la communauté sur les types de jeunes-pousses identifiées. Mais c’est aussi un outil de pilotage de l’activité : orientation du sourcing en fonction des besoins (et des manques) et des zones géographiques, veille technologique quantitative (nombre de start-up sur un sujet, concentration…), mesure de la pertinence des réseaux partenaires de sourcing. Nous y voyons enfin la possibilité d’estimer la culture start-up dans l’entreprise : qui utilise le SURM ? Dans quelles branched/BU, dans quels pays ? A quel poste ? Quels relais recruter en interne ? etc.

Pourquoi Yoomap est-il le meilleur SURM du marché ? 

  • Parce que nous mettons la technologie au service des utilisateurs (classement automatique des mails, détection d’obsolescence, mise à jours automatique des information par robots « crawler »…).
  • Parce que notre expertise métierde l’Open Innovation et notre proximité nous permettent de modéliser nos fonctionnalités au plus proche de la réalité.
  • Parce que la qualité et la robustesse de notre plate-forme lui ouvre les portes de l’intégration maximale avec les SI de nos clients (API).
  • Parce que 7 audit de sécurité clients ont validé notre niveaux de sécurité informatique (protection des données, cyber attaques…)

3 questions à

Jean-Charles GUILLET
Responsable Open Innovation à la Direction Digital & Innovation de Total Marketing et Services.

Vous étiez un pionnier du SURM en 2014. 
Comment avez-vous vu évoluer votre plate-forme ?
 

Les trois fonctionnalités fondamentales étaient déjà présentes : une base de start-up, une base de « besoins » issus des métiers, et un module de suivi des expérimentations menées avec les start-up.
En bonne jeune pousse, Yoomap nous a tout de suite impliqués dans l’évolution du SURM vers deux directions importantes : la facilité d’usage, et l’apport de fonctionnalités « smart » beaucoup plus évoluées. Aujourd’hui, la plate-forme est particulièrement ergonomique, à tel point que nous ne proposons pas de formation pour les nouveaux utilisateurs, qui bénéficient par exemple de la possibilité de parcourir la base de start-up par thématiques.
Cette nouvelle approche, qui permet non seulement de chercher une technologie précise, mais aussi de naviguer entre les concepts/start-up/technologies de proche en proche, en mode découverte, est plébiscitée par les métiers. Pour nous aussi, côté Direction Digital & Innovation, le SURM fait gagner un temps fou grâce à des outils comme le « crawler » de saisie automatique de données pour les start-up ; la détection d’obsolescence (car malheureusement, les start-up meurent parfois sans prévenir…) ; l’outil de création de newsletters ; ou encore l’agrégation de flux d’informations pour faciliter la veille… Bref, le SURM est tout simplement devenu notre outil de travail au quotidien.

Comment s’est déroulée l’appropriation du SURM par les métiers ? 

C’est effectivement LE point important, car c’est bien pour eux que nous avons souhaité un outil spécifique. Le démarrage a été difficile : encore un nouveau logiciel, avec des mots de passe (un sujet aujourd’hui réglé par une intégration avec notre système interne), tout ça pour perdre du temps avec des start-up ! 
En réalité, l’enjeu n’était pas l’outil mais la démarche.

Nous avons donc considéré notre SURM comme un ambassadeur, un marqueur, une preuve de nos actions avec les start-up.

Une fois la pompe amorcée (une centaine de start-up et quelques dizaines de besoins métiers), et la constitution d’un noyau de collègues « start-up friendly », nous avons vu les usages décoller pour atteindre aujourd’hui une communauté de 500 personnes, pour près de 400 start-up qualifiées (nous avons rencontré physiquement leurs dirigeants), une vingtaine de besoins métiers actifs, et plus de 50 POCs réalisés en 3 ans. 
Ces résultats ont attiré l’attention du management, et le SURM de Yoomap est désormais utilisé à l’échelle du Groupe (avec un comité de pilotage dédié qui regroupe une vingtaine de managers des différentes branches). Enfin, l’internationalisation est en cours : nous avons déjà sensibilisé nos collègues Allemands, Belges, Indiens, et Sud-africains. Et ils ont manifesté beaucoup d’intérêt pour la démarche et l’outil.

Quels autres conseils pouvez-vous partager ? 

D’une part bien comprendre qu’un SURM, aussi puissant soit-il, reste un outil et ne se suffit pas à lui-même : que fait la pelle sans le jardinier ? Par exemple, il me semble indispensable de l’animer au quotidien. Notre « community manager » à plein temps ne chôme pas : rédaction d’une newsletter hebdomadaire, vérification du remplissage des fiches, accompagnement des métiers,  suivi des POCs en cours, help desk, paramétrages divers…

Et d’autre part : utiliser la totalité des fonctionnalités offertes par son SURM car le succès d’une démarche Open Innovation repose aussi sur une multitude de petites choses qui facilitent la vie des usagers, réduit leur réticence à agir, leur donne la bonne information au bon moment… il ne faut pas oublier qu’à part nous (les équipes en charge de l’Open Innovation), personne n’a vraiment ce genre de mission dans sa fiche de poste ! Le SURM doit donc servir deux objectifs : être un outil opérationnel et un lieu d’information, d’officialisation de la démarche Open Innovation de l’entreprise. Dernier conseil : soyez patient, et acceptez de commencer petit… mais en visant loin.

FAQ : tout savoir sur le logiciel SURM

Qui a inventé le terme SURM ?

Yoomap bien sûr !

Qui utilise un SURM en France aujourd’hui ? 

Aucune étude ne recense ces chiffres. Nous estimons cependant qu’environ un tiers des grands groupes internationaux en sont équipés (Total, Allianz, EDF, Renault, ADP, Natixi-BPCE…). Le marché est en forte croissance : estimé à une cinquantaine d’entreprises utilisatrices en 2014, il atteint aujourd’hui un potentiel de 200 organisations (car s’y ajoutent d’autres acteurs de l’innovation).

Qui utilise un SURM en France aujourd’hui ? 

Aucune étude ne recense ces chiffres. Nous estimons cependant qu’environ un tiers des grands groupes internationaux en sont équipés (Total, Allianz, EDF, Renault, ADP, Natixi-BPCE…). Le marché est en forte croissance : estimé à une cinquantaine d’entreprises utilisatrices en 2014, il atteint aujourd’hui un potentiel de 200 organisations (car s’y ajoutent d’autres acteurs de l’innovation).

Quand faut-il passer au SURM ? 

Quand vous avez atteint les limites d’Excel ! Ou plus simplement parce que vous souhaitez partager les informations start-up avec un nombre significatif de personnes. En général, au-delà de 100 start-up et 10 personnes, les outils non dédiés montrent leurs limites. Mais inutile d’attendre, car plus on commence tôt, plus la démarche Open Innovation se répand dans l’entreprise.

Puis-je utiliser un CRM à la place d’un SURM ? 

« Y’en a qu’ont essayé… ». Effectivement, certaines fonctionnalités semblent proches (base de données, gestion de workflow, partage des informations…). Cependant, il s’agit d’une réponse partielle, en particulier pour les utilisateurs « métiers », qui demandent une interface plus simple, et des fonctionnalités vraiment dédiées à l’Open Innovation. Le risque numéro un au détournement d’un CRM est donc de voir les utilisateurs finaux déserter la plate-forme.

Peut-on mettre autre chose que des start-up dans un SURM ? 

Tout à fait. C’est d’ailleurs ce que font la moitié de nos clients, en y ajoutant (parfois même dans avec une seconde occurrence de SURM) les acteurs de leur écosystème innovation, ou même les entités innovantes de leur propre entreprise ou groupe. Un bon SURM est conçu comme une vitrine de l’innovation, et non pas comme une base de données spécialisée dans les start-up.

Comment gérer la confidentialité des données ? 

Deux types d’accès sont en général proposés : des données publiques (au sens : pour tous les collaborateurs invités sur la plate-forme), et des données privées, réservées aux parties prenantes d’un POC et/ou à l’équipe Open Innovation (informations financières sur la start-up, par exemple les détails d’une levée de fonds ; éléments de PI, brevets, licences commerciales ; clients militaires…).

30% à 50% des start-up meurent avant 5 ans… comment gérer cela ? 

La détection d’obsolescence automatique est l’un des outils spécifiques d’un (bon) SURM.

Quelques métriques issues de nos clients :

  • Start-up en base : entre 300 et 3 000
  • Membres d’une communauté SURM : entre 500 et 700 collaborateurs
  • POC présentés : quelques dizaines par entreprise et par an
  • Délai de déploiement d’un SURM : quelques mois